Ein kostenloses Mittagessen, eine verbilligte Unterkunft oder eine vom Arbeitgeber überlassene Wohnung wirken im Alltag unkompliziert. Für die Entgeltabrechnung müssen solche Vorteile jedoch richtig eingeordnet, bewertet und dokumentiert werden. Genau dafür gibt es amtliche Sachbezugswerte.
Die Sachbezugswerte 2026 sind besonders für Einsteiger in der Lohnbuchhaltung relevant: Schon die Unterscheidung zwischen Verpflegung, Unterkunft und Wohnung verändert den Bewertungsweg. Dieser Leitfaden zeigt die aktuellen Werte und einen achtstufigen Prüfablauf für eine nachvollziehbare Vorbereitung der Abrechnung.
Was sind Sachbezugswerte?
Sachbezüge sind Vorteile, die Beschäftigte nicht als Geld, sondern beispielsweise als Mahlzeit oder Unterkunft erhalten. Für bestimmte Leistungen legt die Sozialversicherungsentgeltverordnung – kurz SvEV – feste Werte fest. Das schafft einen einheitlichen Ausgangspunkt für die Entgeltabrechnung.
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat die Werte für 2026 mit der 16. Änderungsverordnung zur SvEV angepasst. Maßgeblich ist die geltende Fassung von § 2 SvEV. Die Werte sind keine frei wählbaren Pauschalen und ersetzen nicht die Prüfung des konkreten Sachverhalts.
Sachbezugswerte 2026 für Verpflegung und Unterkunft
Verpflegung: 345 Euro im Monat
Der monatliche Wert für volle Verpflegung beträgt 2026 insgesamt 345 Euro. Er setzt sich aus 71 Euro für Frühstück sowie jeweils 137 Euro für Mittag- und Abendessen zusammen.
Für kürzere Zeiträume verlangt § 2 Absatz 6 SvEV grundsätzlich ein Dreißigstel des Monatswerts. Nach der dort vorgegebenen Rundung ergeben sich daraus 2,37 Euro für ein Frühstück, 4,57 Euro für ein Mittagessen und 4,57 Euro für ein Abendessen. Der Tageswert für volle Verpflegung beträgt damit 11,50 Euro.
Unterkunft: 285 Euro im Monat
Für eine als Sachbezug bereitgestellte Unterkunft gilt 2026 ein Monatswert von 285 Euro. Die SvEV nennt Minderungen, unter anderem für eine Gemeinschaftsunterkunft, für Auszubildende oder Jugendliche sowie für eine Mehrfachbelegung. Welche Regel im konkreten Fall anzuwenden ist, sollte anhand der tatsächlichen Wohnsituation und der aktuellen Rechtsgrundlage geprüft werden.
Unterkunft und Wohnung nicht verwechseln
Eine Wohnung wird nicht automatisch mit dem Unterkunftswert von 285 Euro angesetzt. Für eine überlassene Wohnung ist grundsätzlich der ortsübliche Mietpreis maßgeblich. Nur wenn dessen Feststellung im Einzelfall außergewöhnlich schwierig ist, nennt die SvEV Quadratmeterwerte als Auffangregel. Diese Unterscheidung gehört deshalb vor jede Berechnung.
Acht Prüfschritte für die Lohnabrechnung
1. Leistung konkret beschreiben
Halte zuerst fest, was der Arbeitgeber tatsächlich bereitstellt: einzelne Mahlzeiten, volle Verpflegung, ein Zimmer, einen Platz in einer Gemeinschaftsunterkunft oder eine eigenständige Wohnung. Eine unklare Bezeichnung im Personalstamm führt schnell zum falschen Bewertungsweg.
2. Bezugszeitraum bestimmen
Prüfe, ob die Leistung für einen ganzen Monat oder nur an bestimmten Tagen gewährt wurde. Bei tageweiser Verpflegung sollten die tatsächlich bereitgestellten Mahlzeiten nachvollziehbar erfasst sein. Für Teilzeiträume bei Unterkunft oder voller Verpflegung gilt nicht die Zahl der Kalendertage des jeweiligen Monats, sondern die Dreißigstel-Regel der SvEV.
3. Eigenanteil der beschäftigten Person erfassen
Wird eine Mahlzeit oder Unterkunft verbilligt statt kostenlos überlassen, ist nach § 2 Absatz 5 SvEV grundsätzlich der Unterschied zwischen dem vereinbarten Entgelt und dem Wert des freien Bezugs relevant. Der Eigenanteil muss daher belegbar sein und zum Abrechnungszeitraum passen.
4. Familienangehörige gesondert prüfen
Wird Verpflegung auch Familienangehörigen bereitgestellt, nennt die SvEV altersabhängige Erhöhungen. Maßgeblich ist das Lebensalter im ersten Entgeltabrechnungszeitraum des Kalenderjahres. Eine pauschale Übernahme des Beschäftigtenwerts für alle Personen wäre deshalb zu kurz gegriffen.
5. Minderungsgründe bei Unterkunft dokumentieren
Gemeinschaftsunterkunft, Alter, Ausbildungsverhältnis und Zahl der untergebrachten Beschäftigten können den Unterkunftswert beeinflussen. Dokumentiere das Merkmal und seinen Zeitraum. Treffen mehrere Besonderheiten zusammen, sollte die konkrete Berechnung fachlich geprüft werden, statt Prozentsätze ungeprüft zu addieren.
6. Steuer- und Sozialversicherungsbewertung abstimmen
§ 8 EStG verweist für bestimmte Arbeitnehmer-Sachbezüge auf die durch Rechtsverordnung festgelegten Werte. Das bedeutet jedoch nicht, dass jede Sachleistung identisch behandelt wird. Prüfe Bewertungsregel, mögliche Ausnahmen und den konkreten Abrechnungscode gemeinsam; die allgemeine 50-Euro-Freigrenze darf nicht automatisch auf amtlich bewertete Mahlzeiten oder Unterkünfte übertragen werden.
7. Nachweise revisionssicher ablegen
Zum Vorgang gehören je nach Fall Vereinbarung, Belegungsnachweis, Mahlzeitenaufstellung, Eigenanteil und Berechnung. Eine kurze Berechnungsnotiz macht sichtbar, welche Rechtsgrundlage und welcher Jahreswert verwendet wurden. Das erleichtert spätere Kontrollen und die Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung.
8. Ergebnis vor dem Abrechnungslauf plausibilisieren
Vergleiche den aktuellen Monat mit dem Vormonat: Sind neue Sachbezüge hinzugekommen? Endete eine Unterkunft? Hat sich ein Eigenanteil geändert? Stimmen Lohnart, Zeitraum und Buchungsübergabe? Eine Software kann nur die hinterlegten Merkmale verarbeiten; die sachliche Einordnung bleibt eine Fachaufgabe.
Vereinfachtes Beispiel: zehn Mittagessen mit Eigenanteil
Eine Beschäftigte erhält im September 2026 an zehn Arbeitstagen ein Mittagessen. Der amtliche Tageswert beträgt 4,57 Euro. Ohne Eigenanteil ergibt sich im vereinfachten Beispiel ein Wert von 45,70 Euro. Zahlt die Beschäftigte pro Mahlzeit 2 Euro, verbleibt rechnerisch eine Differenz von 2,57 Euro je Mahlzeit beziehungsweise 25,70 Euro für zehn Mahlzeiten.
Das Beispiel zeigt nur den Rechenweg nach dem Sachbezugswert. Ob und wie der Betrag im konkreten Fall steuer- und beitragsrechtlich zu behandeln ist, hängt von den tatsächlichen Umständen und den anzuwendenden Regelungen ab.
FAQ zu den Sachbezugswerten 2026
Gelten die Werte für alle Sachleistungen?
Nein. § 2 SvEV betrifft insbesondere Verpflegung, Unterkunft und Wohnung. Andere Vorteile können eigenen Bewertungsregeln folgen.
Darf der Monatswert durch die tatsächlichen Kalendertage geteilt werden?
Für kürzere Zeiträume sieht die SvEV ein Dreißigstel des Monatswerts pro Tag vor. Februar oder Monate mit 31 Tagen ändern diesen Divisor nicht.
Ist ein Zimmer immer eine Unterkunft?
Nicht zwingend. Ausstattung, Abgeschlossenheit und Nutzungsmöglichkeiten sind für die Abgrenzung zur Wohnung relevant. Die tatsächlichen Verhältnisse müssen dokumentiert werden.
Berechnet DATEV den Wert automatisch richtig?
Die Abrechnungssoftware verarbeitet die hinterlegten Daten und Lohnarten. Falsche Einordnung, fehlende Tage oder ein nicht erfasster Eigenanteil können trotzdem zu einem falschen Ergebnis führen. Deshalb bleibt die Vorprüfung entscheidend.
Fazit: Erst einordnen, dann rechnen
Die Sachbezugswerte 2026 liefern klare Zahlen, aber keine automatische Fallentscheidung. Eine verlässliche Lohnabrechnung beginnt mit der richtigen Abgrenzung von Mahlzeit, Unterkunft und Wohnung. Danach folgen Zeitraum, Eigenanteil, mögliche Minderungen, steuerliche Einordnung und Dokumentation.
Wenn Du diese Zusammenhänge praxisnah trainieren möchtest, findest Du im Lehrgang Lohn und Gehalt – Grundlagen mit DATEV einen strukturierten Einstieg. Ergänzend zeigt unser Beitrag Lohnabrechnung vorbereiten, welche Stammdaten vor dem ersten Abrechnungslauf geprüft werden sollten. Fördermöglichkeiten und persönliche Voraussetzungen werden stets individuell geprüft.