Papierbelege einzuscannen ist technisch einfach. Die schwierigere Frage lautet: Darf das Original danach wirklich vernichtet werden? Beim ersetzenden Scannen entscheidet nicht der Scan-Knopf, sondern der gesamte Prozess. Er muss sicherstellen, dass ein Dokument vollständig, lesbar, auffindbar und während der Aufbewahrungsfrist nachvollziehbar bleibt.
Die aktuell konsolidierten GoBD im Amtlichen AO-Handbuch 2026 widmen der bildlichen Erfassung von Papierdokumenten eigene Randziffern. Ergänzend beschreibt die BSI TR-03138 RESISCAN einen risikobasierten Rahmen für organisatorische und technische Schutzmaßnahmen. Die folgenden acht Prüfschritte helfen, daraus einen belastbaren betrieblichen Ablauf abzuleiten. Sie ersetzen keine steuerliche oder rechtliche Einzelfallberatung.
Was bedeutet ersetzendes Scannen?
Beim ersetzenden Scannen wird ein Papierdokument bildlich erfasst und anschließend ausschließlich elektronisch aufbewahrt. Das Papier ist danach nicht mehr das führende Exemplar. Genau deshalb reicht eine gut lesbare PDF-Datei allein nicht aus: Unternehmen müssen auch festlegen, wer scannt, wann gescannt wird, wie Fehler erkannt werden, wie die Datei gegen Verlust und Veränderung geschützt ist und wie sie später eindeutig wiedergefunden werden kann.
Wichtig ist die Abgrenzung zur elektronisch eingegangenen Unterlage. Eine per E-Mail empfangene PDF- oder XML-Rechnung ist kein Papierbeleg, der nachträglich digitalisiert wird. Solche Unterlagen müssen grundsätzlich im empfangenen Format aufbewahrt werden. Die zweite GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025 enthält zudem besondere Klarstellungen für strukturierte E-Rechnungen.
Ersetzendes Scannen in 8 Prüfschritten
1. Dokumentart und Aufbewahrungspflicht einordnen
Beginne nicht mit dem Scanner, sondern mit einer Dokumentenliste. Welche Eingangsrechnungen, Verträge, Lieferscheine, Kassenbelege oder Korrespondenzen fallen an? Welche davon sind aufbewahrungspflichtig? Und verlangt eine steuerliche, handelsrechtliche, branchenbezogene oder vertragliche Regelung das Original?
Die GoBD erlauben die Vernichtung nach der bildlichen Erfassung nur, soweit das Papier nicht nach anderen Vorschriften im Original aufzubewahren ist. Auch bei fehlender ausdrücklicher Originalpflicht kann die Beweiskraft eine zusätzliche Papieraufbewahrung sinnvoll machen. Besonders sensible oder streitträchtige Dokumente gehören deshalb auf eine Ausnahmeliste, die fachlich geprüft und regelmäßig aktualisiert wird.
2. Schutzbedarf und Risiken bewerten
Nicht jedes Dokument ist gleich kritisch. Ein verblasster Thermobeleg, ein Dokument mit farbigen Prüfvermerken oder ein Vertrag mit besonderen Echtheitsmerkmalen stellt andere Anforderungen als eine gut lesbare Standardrechnung. Die BSI TR-RESISCAN empfiehlt, Schutzbedarf und Risiken systematisch zu betrachten und daraus passende organisatorische und technische Maßnahmen abzuleiten.
Die Risikobewertung sollte mindestens Verlust, unvollständige Erfassung, Manipulation, falsche Zuordnung, unberechtigten Zugriff und mangelnde Verfügbarkeit berücksichtigen. Sie ist kein einmaliger Aktenvermerk, sondern muss bei neuen Dokumentarten, Geräten, Dienstleistern oder Archivsystemen erneut geprüft werden.
3. Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen
Definiere eindeutig, wer Post öffnet, wer scannen darf, wer die Qualitätskontrolle übernimmt, wer Ausnahmen entscheidet und wer eine spätere Vernichtung freigibt. Bei kleinen Teams kann eine Person mehrere Rollen übernehmen. Entscheidend ist, dass die Zuständigkeiten nachvollziehbar sind und Vertretungen geregelt werden.
Auch externe Scan-Dienstleister entbinden das Unternehmen nicht von seiner Verantwortung. Schnittstellen, Übergaben, Zugriffsrechte und Kontrollnachweise gehören dann ausdrücklich in den Prozess.
4. Den Scan technisch passend durchführen
Scanner, Smartphone oder Multifunktionsgerät können grundsätzlich geeignete Erfassungsgeräte sein. Maßgeblich ist das Ergebnis und der dokumentierte Ablauf. Alle Seiten, Rückseiten, Anlagen und relevanten Vermerke müssen vollständig erfasst werden. Farbe ist insbesondere dann erforderlich, wenn sie Beweisfunktion besitzt – etwa bei farbigen Korrektur- oder Freigabevermerken.
OCR kann die Suche erleichtern. Wird ein Scan um Volltextinformationen angereichert, verlangen die GoBD, dass diese Informationen nach Verifikation und Korrektur während der Aufbewahrungsfrist erhalten und für Prüfzwecke verfügbar bleiben.
5. Lesbarkeit und Vollständigkeit kontrollieren
Vor jeder Freigabe ist zu prüfen: Sind sämtliche Seiten vorhanden? Wurde nichts abgeschnitten? Sind Beträge, Daten, Fußnoten und handschriftliche Vermerke lesbar? Ist die Reihenfolge korrekt? Lässt sich der Scan eindeutig dem Geschäftsvorfall zuordnen?
Die Qualitätskontrolle sollte nach festgelegten Kriterien erfolgen und Fehler protokollieren. Bei problematischen Vorlagen ist ein erneuter Scan erforderlich. Das Papier bleibt bis zum Abschluss dieser Prüfung in einem klar gekennzeichneten Zwischenbereich.
6. Datei sicher ablegen und eindeutig verknüpfen
Der geprüfte Scan muss zeitnah in ein geeignetes System übernommen werden. Eine Ablage in beliebigen persönlichen Ordnern genügt nicht. Erforderlich sind eindeutige Identifikationsmerkmale, Schutz vor Verlust und Verfälschung, geregelte Zugriffsrechte, Sicherungen sowie die Möglichkeit, Beleg und Buchung in beide Richtungen nachzuvollziehen.
Ein Dateiname allein ist selten belastbar genug. Besser ist eine systemseitige Dokumenten-ID mit Verknüpfung zum Buchungssatz, Lieferanten, Datum und Belegtyp. Auch bei einem Systemwechsel müssen Dokumente, Metadaten und Zuordnungen erhalten bleiben.
7. Papier aus dem laufenden Prozess nehmen
Nach der Erfassung darf die weitere Bearbeitung grundsätzlich nur noch am elektronischen Dokument stattfinden. So wird verhindert, dass später Ergänzungen auf dem Papier entstehen, die im digitalen Abbild fehlen. Muss das Papier ausnahmsweise weiterbearbeitet werden, ist es danach erneut zu erfassen und mit der ersten Fassung zu verknüpfen.
Praktisch bewährt sich eine kurze, dokumentierte Sperrfrist: Das geprüfte Papier kommt zunächst in eine nach Datum geordnete Zwischenablage. Erst nach erfolgreicher Übergabe ins Archiv, Sicherung und Freigabe wird über die Vernichtung entschieden.
8. Vernichtung freigeben und Verfahren aktuell halten
Eine Vernichtung darf erst erfolgen, wenn alle vorherigen Kontrollen abgeschlossen sind, keine Originalpflicht oder begründete Papierausnahme besteht und Nachvollziehbarkeit sowie Nachprüfbarkeit erhalten bleiben. Die Freigabe sollte dokumentiert werden. Sensible Unterlagen sind anschließend datenschutzgerecht zu vernichten.
Mindestens ebenso wichtig: Der beschriebene Ablauf muss mit der Praxis übereinstimmen. Änderungen an Scanner, OCR, Archiv, Rollen oder Dienstleistern gehören versioniert in die Verfahrensdokumentation. Stichproben und Schulungen zeigen, ob der Prozess tatsächlich gelebt wird.
Welche Unterlagen sollten im Original bleiben?
Eine pauschale Liste wäre riskant, weil Originalpflichten und Beweisinteressen vom Dokument, Rechtsgebiet und Einzelfall abhängen. Als Arbeitsregel gilt: Vernichte nichts, solange die Prüfung nicht abgeschlossen ist. Verträge mit besonderen Echtheits- oder Beweismerkmalen, Urkunden, Sicherheiten sowie Dokumente mit gesetzlichen oder vertraglichen Originalanforderungen sollten gesondert beurteilt werden. Bei Zweifeln sind Steuerberatung, Rechtsberatung oder die zuständige Fachstelle einzubeziehen.
FAQ zum ersetzenden Scannen
Darf jede Rechnung nach dem Scannen vernichtet werden?
Nein. Die Vernichtung ist nur möglich, wenn keine Vorschrift die Originalaufbewahrung verlangt, der Scanprozess die GoBD-Anforderungen erfüllt und Nachvollziehbarkeit sowie Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt werden. Auch Beweisinteressen können für das Original sprechen.
Ist eine elektronische Signatur für den Scan erforderlich?
Für Besteuerungszwecke verlangen die GoBD beim bildlichen Erfassen weder elektronische Signatur noch Zeitstempel. Andere rechtliche oder fachliche Anforderungen können dennoch zusätzliche Maßnahmen erfordern.
Reicht eine Verfahrensdokumentation als Word-Datei?
Das Dateiformat ist nicht der Kernpunkt. Die Dokumentation muss den organisatorisch und technisch gewollten Prozess verständlich, vollständig und aktuell beschreiben. Vor allem muss der tatsächlich ausgeführte Prozess mit ihr übereinstimmen; Änderungen sind historisch nachvollziehbar zu versionieren.
Kann ein Smartphone für die Erfassung verwendet werden?
Die GoBD nennen mobile Geräte ausdrücklich als mögliche Erfassungsgeräte. Entscheidend bleiben vollständige und lesbare Wiedergabe, sichere Übernahme, Qualitätskontrolle, Schutzmaßnahmen und ein dokumentiertes Verfahren.
Fazit: Erst prüfen, dann digital führen
Ersetzendes Scannen ist kein einzelner Arbeitsschritt, sondern eine kontrollierte Prozesskette. Wer Dokumentarten abgrenzt, Risiken bewertet, Rollen festlegt, Scans prüft, Dateien sicher verknüpft und Ausnahmen dokumentiert, schafft eine bessere Grundlage für die digitale Belegführung. Die endgültige Entscheidung über Originalaufbewahrung und Vernichtung bleibt jedoch immer eine Einzelfallprüfung.
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