2026 ist für viele Unternehmen das entscheidende Vorbereitungsjahr für die E‑Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E‑Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten jedoch Übergangsregelungen. Dadurch treffen im Rechnungseingang weiterhin strukturierte E‑Rechnungen, Papierbelege und – mit erforderlicher Zustimmung – einfache PDF-Rechnungen aufeinander.
Dieser Leitfaden zeigt, wie Du den B2B-Rechnungseingang 2026 organisatorisch vorbereitest. Er ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Einzelfallberatung. Bei Zweifeln zu einem konkreten Umsatz, einer Ausnahme oder dem Vorsteuerabzug sollte die zuständige Steuerberatung einbezogen werden.
E‑Rechnung 2026: Was gilt im Grundsatz?
Nach § 14 UStG ist eine E‑Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine reine PDF-Datei ohne integrierten strukturierten Datensatz ist deshalb keine E‑Rechnung im gesetzlichen Sinn, sondern eine sonstige Rechnung in einem elektronischen Format.
Die aktuellen FAQ des Bundesfinanzministeriums erläutern: Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller von der Übergangsregelung Gebrauch machen und weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Möglichkeit unter den gesetzlichen Voraussetzungen bis Ende 2027. Unabhängig davon besteht die Empfangsanforderung bereits seit Anfang 2025.
Die Übergangsregelung ist kein Grund, den Prozess aufzuschieben. Wer 2026 Empfang, Prüfung, Freigabe und Archivierung sauber verbindet, reduziert manuelle Sonderwege und ist auf steigende Mengen strukturierter Rechnungen vorbereitet.
8 Prüfschritte für einen belastbaren B2B-Rechnungseingang
1. Betroffene Rechnungsvorgänge abgrenzen
Erstelle zunächst eine Übersicht der typischen Eingangsrechnungen: inländische Lieferanten, ausländische Geschäftspartner, Kleinbeträge, Fahrausweise, Gutschriften und steuerfreie Leistungen. Nicht jeder Vorgang unterliegt denselben Regeln. Entscheidend sind unter anderem Sitz der Beteiligten, Unternehmereigenschaft, Art des Umsatzes und mögliche Ausnahmen.
Markiere Fälle, die intern nicht eindeutig eingeordnet werden können. Sie gehören in eine separate Klärung mit der Steuerberatung und nicht in eine pauschale Automatisierungsregel.
2. Einen zentralen Empfangskanal festlegen
Das BMF nennt unter anderem E‑Mail, Schnittstellen, Portale und gemeinsame Speicherorte als mögliche Übermittlungswege. Für die reine Empfangsfähigkeit kann bereits ein E‑Mail-Postfach genügen. Im Betriebsalltag sollte jedoch klar geregelt sein, welche Adresse Lieferanten verwenden, wer sie überwacht und wie Vertretungen funktionieren.
Definiere außerdem den Umgang mit Portalbenachrichtigungen, mehrfach eingesandten Dateien und Rechnungen, die bei einzelnen Beschäftigten eingehen. Ein zentraler Eingang verhindert, dass Belege in persönlichen Postfächern liegen bleiben.
3. Format und technische Lesbarkeit prüfen
Eine Datei ist nicht allein deshalb eine ordnungsgemäße E‑Rechnung, weil sie auf „.xml“ endet. Das strukturierte Format muss die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Übliche Praxisformate sind beispielsweise XRechnung oder hybride ZUGFeRD-Varianten, sofern die jeweils erforderlichen Vorgaben eingehalten werden.
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet Formatfehler und Fehler in Geschäftsregeln und verweist auf geeignete Validierungsanwendungen. Plane deshalb eine technische Validierung ein und dokumentiere, wie bei Fehlermeldungen verfahren wird.
4. Pflichtangaben und Leistungsbezug kontrollieren
Auch eine technisch valide Datei kann inhaltlich falsch oder unvollständig sein. Prüfe die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben, etwa Namen und Anschriften, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt und Steuerangaben.
Ergänze die fachliche Kontrolle: Wurde die Leistung tatsächlich bestellt und erbracht? Stimmen Menge, Preis, Zahlungsziel und Kostenstelle? Ein verlässlicher Prüfpfad verbindet Rechnung, Bestellung, Leistung und Freigabe.
5. Bei hybriden Formaten die strukturierten Daten beachten
Hybride Rechnungen können einen lesbaren Bildteil und einen strukturierten Datenteil enthalten. Nach den BMF-FAQ ist bei Abweichungen grundsätzlich der strukturierte Teil führend. Ein schöner PDF-Bildteil darf daher nicht die einzige Grundlage der Prüfung sein.
Stelle sicher, dass das eingesetzte System die strukturierten Daten sichtbar machen kann. Verantwortliche sollten erkennen können, welche Werte tatsächlich verarbeitet werden. Das ist besonders wichtig, wenn Buchungsvorschläge automatisiert entstehen.
6. Freigaben und Kontrollen verbindlich gestalten
Lege fest, welche Rechnungen automatisch vorgeschlagen werden dürfen und wo eine manuelle Prüfung zwingend bleibt. Sinnvolle Kriterien sind Betrag, Lieferant, Kostenart, Abweichung zur Bestellung und Validierungsergebnis. Trenne technische Annahme, sachliche Prüfung und Zahlungsfreigabe nachvollziehbar.
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7. Originaldatei und Anhänge ordnungsgemäß aufbewahren
Definiere, welche Datei als Original übernommen wird, wie Anhänge zugeordnet werden und wie Unveränderbarkeit, Lesbarkeit und Wiederauffindbarkeit sichergestellt werden. Bei strukturierten oder hybriden E‑Rechnungen darf die Aufbewahrung nicht auf einen Ausdruck oder eine selbst erzeugte PDF-Ansicht reduziert werden.
Berücksichtige Berechtigungen, Protokollierung, Sicherung und den Zugriff bei einer Prüfung. Die konkrete Ausgestaltung muss zum Unternehmen und zu den geltenden Aufbewahrungsvorgaben passen.
8. Den Prozess mit Testfällen erproben
Teste den gesamten Ablauf mit mehreren Szenarien: valide E‑Rechnung, fehlerhafte XML-Datei, hybride Rechnung mit Abweichung, doppelte Einreichung, Rechnung ohne Bestellbezug und Korrekturrechnung. Prüfe nicht nur den Import, sondern auch Freigabe, Buchung, Zahlung, Archivsuche und Fehlerrückmeldung an den Lieferanten.
Dokumentiere für jeden Test das erwartete Ergebnis und die tatsächlich beobachtete Verarbeitung. Wiederhole den Test nach Systemupdates oder größeren Prozessänderungen. Für eine breitere Einordnung der Lernwege rund um digitale Buchhaltung bietet die Übersicht DATEV-Weiterbildungen bei GrandEdu Media Orientierung.
Eine kompakte Rollenverteilung
- Finanzbuchhaltung: prüft Rechnungsinhalt, Kontierung, Steuerlogik und Buchung.
- Fachbereich: bestätigt Bestellung, Leistung und sachliche Richtigkeit.
- IT oder Systembetreuung: verantwortet Eingangskanal, Validierung, Schnittstellen und Berechtigungen.
- Steuerberatung: klärt Zweifelsfälle und unterstützt bei der rechtlichen Einordnung.
- Prozessverantwortung: pflegt Arbeitsanweisung, Kennzahlen, Tests und Eskalationswege.
Eine solche Zuordnung verhindert, dass technische Fehler und steuerliche Fragen zwischen Zuständigkeiten verloren gehen.
FAQ zur E‑Rechnung 2026
Ist eine per E‑Mail versandte PDF bereits eine E‑Rechnung?
Eine reine PDF ohne strukturierten Datensatz ist nach § 14 UStG keine E‑Rechnung. Während der Übergangsregelung kann sie als sonstige elektronische Rechnung verwendet werden, wenn die dafür erforderlichen Voraussetzungen – einschließlich der Zustimmung des Empfängers – vorliegen.
Müssen Unternehmen 2026 E‑Rechnungen empfangen können?
Ja, die Empfangsanforderung gilt für inländische Unternehmen grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2025. Das BMF nennt ein E‑Mail-Postfach als technisch ausreichende Empfangsmöglichkeit. Für einen belastbaren Unternehmensprozess sind zusätzliche Regeln für Prüfung, Freigabe und Archivierung sinnvoll.
Muss 2026 jede B2B-Rechnung als E‑Rechnung ausgestellt werden?
Nein. Bis Ende 2026 besteht eine allgemeine Übergangsregelung für die Ausstellung. Weitere Übergänge und Ausnahmen können je nach Fall gelten. Maßgeblich sind die gesetzlichen Voraussetzungen; deshalb sollte der konkrete Vorgang geprüft werden.
Sind Kleinunternehmer vollständig ausgenommen?
Kleinunternehmer sind nach den BMF-FAQ von der Pflicht zur Ausstellung einer E‑Rechnung ausgenommen, müssen E‑Rechnungen aber empfangen können. Auch hier sollten Besonderheiten des konkreten Sachverhalts fachlich geprüft werden.
Fazit: 2026 für einen durchgängigen Prozess nutzen
Ein funktionierendes Postfach erfüllt nur den technischen Mindestanfang. Ein belastbarer E‑Rechnungsprozess verbindet Eingang, Formatprüfung, Pflichtangaben, sachliche Freigabe, Buchung und Aufbewahrung. Unternehmen, die diese Schritte 2026 mit realistischen Testfällen erproben, schaffen eine bessere Grundlage für die nächsten gesetzlichen Stufen.
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