Ein Restaurantbon allein macht aus einem Geschäftsessen noch keinen vollständig belegten Bewirtungsaufwand. Für die Buchhaltung müssen Rechnung, geschäftlicher Anlass, Teilnehmende und Belegzuordnung zusammenpassen. Seit dem BMF-Schreiben vom 19. November 2025 sind außerdem die Regeln für elektronische Rechnungen und digitale Bewirtungsbelege neu zusammengeführt. Dieser Leitfaden zeigt Dir neun Prüffelder, mit denen Du einen Bewirtungsbeleg 2026 strukturiert kontrollierst.
Welche Regelwerke sind für Bewirtungsbelege maßgeblich?
Die steuerliche Grundlage steht in § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 Einkommensteuergesetz. Danach sind angemessene und nachgewiesene Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass grundsätzlich nur zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abziehbar. Für den Nachweis verlangt das Gesetz schriftliche Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmenden, Anlass und Höhe der Aufwendungen. Bei einer Bewirtung in einer Gaststätte sind Rechnung sowie Angaben zu Anlass und Teilnehmenden erforderlich.
Die Einzelheiten erläutert das BMF-Schreiben vom 19. November 2025. Es ersetzt für die aktuelle Rechtslage das frühere Schreiben aus 2021 und berücksichtigt auch E-Rechnungen sowie digitalisierte Unterlagen. Für Rechnungen bis 250 Euro gelten zusätzlich die Mindestangaben nach § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung.
Hinweis: Dieser Beitrag unterstützt die formale Belegprüfung. Ob ein Aufwand im konkreten Fall geschäftlich veranlasst, angemessen und steuerlich abziehbar ist, hängt vom Einzelfall ab. Eine verbindliche Beurteilung sollte durch die zuständige Steuerberatung oder Finanzverwaltung erfolgen.
Bewirtungsbeleg prüfen: neun Felder vor der Buchung
1. Bewirtungsbetrieb eindeutig identifizieren
Die Rechnung muss den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Restaurants oder anderen Bewirtungsbetriebs enthalten. Das gilt auch bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Prüfe, ob die Angaben den Leistungserbringer eindeutig erkennen lassen. Ein Kartenumsatz oder eine Bestellbestätigung ohne vollständige Rechnungsangaben ersetzt den Beleg nicht.
2. Ausstellungsdatum kontrollieren
Das Ausstellungsdatum gehört auf jede Bewirtungsrechnung. Bei zeitnah erstellten Kassenbelegen entspricht es häufig dem Tag des Restaurantbesuchs. Wurde eine Rechnung später erstellt, müssen Ausstellungs- und Leistungsdatum getrennt nachvollziehbar sein. Wie Du solche Fälle unterscheidest, zeigt der Beitrag Leistungsdatum auf Rechnungen prüfen.
3. Speisen und Getränke einzeln bezeichnen
Für den Betriebsausgabenabzug reicht eine pauschale Zeile wie „Speisen und Getränke“ zusammen mit einer Gesamtsumme nach dem aktuellen BMF-Schreiben nicht aus. Die Leistungen müssen im Einzelnen bezeichnet werden. Verständliche Angaben wie „Menü 1“, „Tagesgericht 2“ oder „Lunch-Buffet“ können dagegen genügen. Prüfe daher, ob die Rechnung erkennen lässt, welche Bewirtungsleistungen abgerechnet wurden.
4. Tag der Bewirtung als Leistungszeitpunkt prüfen
Die Rechnung muss den Leistungszeitpunkt enthalten. Ein maschineller Hinweis wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ ist zulässig. Eine nur handschriftliche Ergänzung oder ein nachträglicher Datumsstempel reicht für diesen Punkt laut BMF-Schreiben nicht. Gerade bei später erstellten Rechnungen sollte die Zuordnung zum tatsächlichen Bewirtungstag eindeutig sein.
5. Rechnungsbetrag und Steuersatz nachvollziehen
Der Preis der Bewirtungsleistungen muss vollständig ausgewiesen sein. Bei einer Rechnung bis 250 Euro verlangt § 33 UStDV unter anderem das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz. Werden Leistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen abgerechnet, muss die Aufteilung prüfbar bleiben. Der Beitrag Kleinbetragsrechnung prüfen ordnet die allgemeinen Mindestangaben näher ein.
6. Zusatzangaben über 250 Euro erfassen
Übersteigt der Gesamtbetrag 250 Euro, verlangt das BMF-Schreiben zusätzliche Angaben: die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Bewirtungsbetriebs, eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen beziehungsweise Leistungsempfängers. Ein Kassenbeleg kann bei einem Betrag über 250 Euro unter den im Schreiben beschriebenen Bedingungen nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt werden.
7. Anlass und Teilnehmende konkret ergänzen
Neben der Restaurantrechnung braucht die Dokumentation den geschäftlichen Anlass und die Namen der Teilnehmenden. Formulierungen wie „Geschäftsessen“ sind wenig aussagekräftig. Besser ist eine konkrete, sachliche Beschreibung, etwa „Besprechung der Lieferkonditionen für Projekt Alpha“. Die Angaben sollten zeitnah erstellt werden. Bei einem Eigenbeleg in Papierform gehört auch die Unterschrift des Steuerpflichtigen dazu; bei einer digitalen Lösung verlangt das BMF eine entsprechende elektronische Signatur oder Genehmigung.
8. TSE-Merkmale und Trinkgeldnachweis prüfen
Verwendet der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Kassensystem, erkennt das BMF für den Betriebsausgabenabzug grundsätzlich maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung abgesicherte Rechnungen an. Erkennbar kann dies beispielsweise an einer Transaktionsnummer, der Seriennummer des Kassensystems oder Sicherheitsmoduls oder einem QR-Code sein. Bei einem dokumentierten TSE-Ausfall gelten Sonderregeln.
Trinkgeld sollte ebenfalls nachvollziehbar belegt sein. Ist es nicht auf der maschinellen Rechnung ausgewiesen, nennt das BMF als mögliches Beispiel eine Quittierung durch die empfangende Person auf der Rechnung. Eine bloße Schätzung sollte die Buchhaltung nicht ungeprüft übernehmen.
9. Digitale Rechnung und Eigenbeleg eindeutig verknüpfen
Eine Bewirtungsrechnung darf digital übermittelt oder ein Papierbeleg digitalisiert werden. Der digitale oder digitalisierte Eigenbeleg mit Anlass und Teilnehmenden muss eindeutig mit der Rechnung verbunden sein. Möglich sind eine gemeinsame Datei, gegenseitige Verweise, ein eindeutiger Index oder eine Verknüpfung im Dokumentenmanagementsystem. Wichtig ist, dass die Zuordnung dauerhaft erhalten bleibt und Änderungen nachvollziehbar dokumentiert werden.
Bei einer vollständig digitalen Abbildung fordert das BMF unter anderem eine zeitnahe Erstellung, elektronische Signatur oder Genehmigung, protokollierte Zeitpunkte und eine ordnungsgemäße elektronische Aufbewahrung. Das angewandte Verfahren sollte außerdem in der Verfahrensdokumentation beschrieben sein.
Ein kompakter Prüfablauf für den Buchhaltungsalltag
- Rechnung und ergänzenden Bewirtungsnachweis gemeinsam erfassen.
- Betrieb, Datum, Leistungen, Leistungszeitpunkt, Betrag und Steuerangaben prüfen.
- Bei mehr als 250 Euro die zusätzlichen Rechnungsmerkmale kontrollieren.
- Anlass, Teilnehmende und erforderliche Autorisierung ergänzen lassen.
- TSE-Hinweise, Trinkgeldnachweis und Zahlungsbeleg beurteilen.
- Beide Dokumente eindeutig verknüpfen und unveränderbar beziehungsweise nachvollziehbar ablegen.
- Erst danach die steuerliche Behandlung und Kontierung im konkreten Fall festlegen.
FAQ zum Bewirtungsbeleg 2026
Reicht ein Kreditkartenbeleg als Bewirtungsnachweis?
Nein. Er belegt die Zahlung, enthält aber regelmäßig nicht alle erforderlichen Rechnungs- und Nachweisangaben. Er kann die Restaurantrechnung und den Eigenbeleg deshalb nur ergänzen.
Muss der geschäftliche Anlass auf der Restaurantrechnung stehen?
Nein. Bei einer Gaststättenbewirtung können Anlass und Teilnehmende auf einem gesonderten Eigenbeleg festgehalten werden. Dieser muss der Rechnung eindeutig zugeordnet sein.
Ist eine handschriftliche Restaurantrechnung ausreichend?
Bei einem elektronischen Kassensystem verlangt das BMF grundsätzlich eine maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und TSE-gesicherte Rechnung. Für bestimmte Ausnahmefälle, etwa einen nachweisbaren Systemausfall oder Auslandsbewirtungen, enthält das Schreiben besondere Regelungen.
Kann der Bewirtungsnachweis vollständig digital geführt werden?
Ja, wenn die im BMF-Schreiben beschriebenen Anforderungen eingehalten werden: zeitnahe Angaben, dokumentierte Genehmigung, eindeutige Verknüpfung, nachvollziehbare Änderungen und ordnungsgemäße Aufbewahrung.
Fazit: Erst prüfen, dann buchen
Ein belastbarer Bewirtungsbeleg besteht aus mehr als einem Kassenbon. Rechnung, Anlass, Teilnehmende, Autorisierung und digitale Zuordnung müssen ein schlüssiges Gesamtbild ergeben. Mit den neun Prüffeldern erkennst Du formale Lücken frühzeitig und kannst fehlende Angaben anfordern, bevor der Vorgang verbucht und archiviert wird.
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